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  • Doing Business in USA

    EIN/Recordkeeping/Bookkeeping System/Accounting Method

    사업체 설립, 운영과 관련된 기본적인 세무 내용을 살펴보자.

    EIN (Employer Identification Number:고용주 납세번호)
    • 세금신고를 하기 위해서는 어떤 형태의 사업조직체든 납세번호(Tax identification number)가 있어야 한다. 납세번호로는 SSN(Social Security Number)과 EIN(Employer Identification Number)이 사용된다.

      그런데 SSN(Social Security Number)은 직원이 한 명도 없는 개인사업자(Sole Proprietorship)만 사용할 수 있다(물론 이경우도 EIN을 사용할 수 있음). 따라서 고용된 직원이 한 명이라도 있는 개인사업자, 법인(Corporation), LLC또는 파트너십(partnership)의 형태로 사업을 하면 반드시 EIN을 사용해야 한다.

      EIN은연방세금목적으로 IRS가 사업자에게 부여한 고유번호이다. EIN을 받고자 하는 사업자는 Form SS-4를 작성하여 우편이나 팩스로 IRS에 제출하거나, IRS의 웹사이트 또는 전화를 통해 신청하면 된다.


    • Recordkeeping (증빙서류보관)
      • 증빙서류로는 어떤 것이 있을까? 그리고 증빙은 몇년간 보관해야 할까?’

        증빙서류로 반드시 정형화된 서류를 갖춰야만 하는 것은 아니다. 어떤 형태의 서류든 거래를 입증할 수 있는 것이면 모두 증빙서류가 될 수 있다. 즉, 현금등록기테이프, 영수증, 매출전표, 송장(invoice), 은행 입출금 전표, 수표발행대장, 카드사용내역서, 개인간의 계약서 등과 같이 수입과 비용, 구매와 판매, 기타 거래의 내역을 입증할 수 있는 것이면 무엇이든 증빙서류가 될 수 있다.

        이러한 증빙서류는 최소한 소멸시효(statute of limitations)가 끝날때까지 보관해야 한다. 일반적인 경우의 소멸시효는 세금신고 기한일로부터 3년 (또는 세금납부일로부터 2년 중 늦게 도래하는 날)이다. 즉, 증빙은 최소한 3년 이상 보관해야 한다는 의미다. 그런데 세금신고는 했으나 누락액이 신고한 소득액의 25%를 초과하면 소멸시효기간이 6년으로 늘어나며, 세금신고 내용에 사기(fraudulent)가 있다거나, 아예 신고를 안한 경우 소멸시효가 종료되지 않는다는 것을 명심해야 한다.

        참고로 종업원을 고용한 경우 고용관련증빙 서류는 세금신고기한 또는 세금 납부일부터 4년간 보관해야 하며, 부동산이나 기타 고정자산을 취득한 경우 이에 대한 증빙은 이들 자산을 처분한 날이 속하는 사업연도의 세금신고기한부터 3년(소멸시효기한)간 보관해야 한다.


      • Bookkeeping System (부기: 장부기록 방법)
        • 부기(簿記)란 영업상의 거래를 장부에 기록하는 방식인데, 단식부기(single entry)와 복식부기(double entry)가 있다.

          ‘단식부기’란 회계상의 거래를 가계부 작성하듯이 특정항목(주로 현금의 증가와 감소)만 장부에 기록하는 방식이다. 대부분의 스몰비지니스 사업자들이 가계부와 비슷하게 나름의 방식으로 수입과 지출을 기록하는 장부도 여기에 해당된다.

          반면, ‘복식부기’란 의 거래를 ‘원인’과 ‘결과’라는 관점에서 이중으로 분석하고 이를 일정한 원리나 원칙에 따라 장부에 기록하는 것을 말한다. 이렇게 거래를 ‘원인’과 ‘결과’로 분석하여 체계적으로 장부에 기록하면 단식부기보다 더 많은 유용한 경제적 정보를 얻을 수 있다.

          그럼 모든 사업자가 복식부기에 의해 장부를 기록해야 하나? 물론 그렇지는 않다. 단식부기에 의한 장부만으로도 세금신고 목적 또는 기타 내부적· 외부적 목적으로 사용할 충분한 정보를 얻을 수 있다면 굳이 복잡한 복식부기를 고집할 필요는 없을 것이다.

          다만, 세법에서는 파트너십, LLC, 그리고 Corporation은 세금신고시 대차대조표를 제출하도록 하고 있다(일정규모이하의 소규모 사업자는 제외). 따라서 이에 해당하는 사업자는 복식부기에 의해 장부를 기록해야한다. 그리고 비록 이에 해당하지 않더라도 은행 등 외부에서 대차대조표와 손익계산서를 요구하는 경우에는 복식부기에 의한 장부가 필요하다.


        Accounting Method (회계처리방법)
        • Accounting Method(회계처리방법)란 수익과 비용을 언제 어떻게 장부에 기록할 것인지를 결정하는 방법이다. 이에는 ‘현금주의(Cash method)’와 ‘ 발생주의(Accrual method)’가 있다.

          예를들어 매출과 관련하여 ‘8월 2일에 $100짜리 상품을 외상으로 팔았다’와 ‘ 10일 후인 8월 12일에 외상값 $100을 받았다.’라는 거래가 있다고 가정해 보자. 여러분은 이 거래에 대해 어느시점에 매출을 기록할 것인가? 물건을 인도한 시점(8월 2일)에 매출로 기록할 것인가? 아니면 외상값을 받은 시점(8월 12일)에 매출로 기록할 것인가?

          만약 여러분이 외상값을 받은 8월 12일에 매출로 기록한다면, 여러분은 현금주의(Cash method)방법을 적용한 것이며, 반대로 외상으로 물건을 넘겨준 8월 2일에 매출로 기록한다면, 여러분은 발생주의(Accrual method)방법을 적용한 것이다.

          위에서 설명한 바와 같이 ‘현금주의(cash method)’란 현금을 주고 받는 거래가 일어날 때만 비용과 수익(매출)을 인식하는 것이다. 즉, 매출은 판매대금을 실제로 받은 시점에 인식하며, 비용은 현금을 실제로 지급한 시점에 계상한다는 것이다. 반면, ‘발생주의(accrual method)’란 현금의 수수여부와는 상관없이 일정요건을 충족하면 수익(매출)과 비용을 계상하는 방법이다.

          여러분이 보시다시피 현금주의는 간단하고 이해하기 쉬워 대부분의 스몰비지니스 사업자가 사용하고 있다. 그러나 현금주의를 사용할 경우 때론 수익과 비용을 제대로 반영하지 못할 경우가 있다. 이에 따라 세법에서는 일정규모 이상의 C corporation이나 특정의 파트너십은 반드시 발생주의에 의해 장부를 기록하도록 하고 있다.


    이 내용은 현행 법령을 기준으로 일반적인 내용을 안내한 것입니다. 따라서 실제 개별적인 세무신고시에는 반드시 전문가의 조언을 받아 처리하시기 바랍니다






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